Numérotation des cotes : ce que c’est et pourquoi les documents la portent
La numérotation des cotes appose sur chaque page d’une production de documents un identifiant unique et séquentiel, comme CHEN-000142, pour que n’importe quelle page puisse être citée exactement. Le compteur se poursuit sur toute la production ; cette page explique d’où vient cette convention américaine, comment se comporte le compteur, et ce qu’apposer un numéro n’accomplit pas.
Par Martin Ferret · Publié le · Mis à jour le
Qu’est-ce que la numérotation des cotes ?
Un numéro de cote est un identifiant unique et séquentiel apposé sur chaque page d’un ensemble de documents. Il se trouve généralement en bas à droite, et prend le plus souvent la forme d’un court préfixe suivi d’un compteur complété par des zéros.
CHEN-000142
La convention vient d’un tampon manuel à incrémentation automatique breveté aux États-Unis au XIXe siècle. La machine a disparu depuis longtemps ; la convention qu’elle a créée lui a survécu d’un siècle et demi.
À quoi sert la numérotation des cotes ?
La numérotation des cotes existe pour que n’importe quelle page d’une production puisse être citée exactement. Quelqu’un dit « CHEN-000142 » et tout le monde dans la salle se reporte à la même feuille, quel que soit l’ordre de ses copies et quel que soit le nom que portait le document au moment de sa production.
Sans elle, une production de quatre cents pages est matériellement impossible à discuter. Les numéros de page ne survivent pas à un document découpé, fusionné ou réordonné ; un numéro de cote est attaché à la page elle-même.
La convention n’est propre à aucun domaine. Elle est la même dans un litige commercial, un litige du travail et une affaire de droit de la famille aux États-Unis : une production dans une procédure de divorce ou de garde d’enfants numérote ses pages comme toute autre production, et un export de discussion s’insère dans cette séquence au lieu d’en commencer une nouvelle.
Comment la numérotation se comporte-t-elle ?
| Continue sur toute une production | Le compteur ne repart pas de zéro à chaque document. Si cinq cents pages ont déjà été produites, le document suivant commence à 000501. |
|---|---|
| Un préfixe stable | Le plus souvent les initiales d’une partie, d’un dossier ou du cabinet qui produit. C’est ce qui distingue une production d’une autre. |
| Des zéros de remplissage | Une largeur de compteur fixe, souvent six chiffres, pour que les numéros se trient correctement comme du texte et que le tampon occupe la même place sur chaque page. |
| Un numéro par page | Ni par document, ni par pièce. Une pièce de cent pages consomme cent numéros. |
Une mention de confidentialité partage souvent le même pied de page, du côté opposé au numéro.
CONFIDENTIEL PAGE 142 SUR 147 COTE CHEN-000142
Ce pied de page, sur une vraie page et dans sa version anglaise, figure dans la pièce d’exemple, à côté de la page de certificat que la numérotation saute délibérément.
Un document ChatExhibits produit en anglais imprime le même numéro seul, sans le mot COTE. La numérotation est identique, seuls les libellés changent.
Qu’est-ce qu’un index des cotes ?
Une production est généralement accompagnée d’un index qui fait correspondre chaque plage de numéros à ce qu’elle contient, pour qu’un lecteur trouve les bonnes pages sans ouvrir tout l’ensemble.
- Le premier et le dernier numéro de cote de chaque document.
- Ce qu’est le document.
- La période qu’il couvre.
Tenu sous forme de tableur, il permet aussi à la production suivante de commencer au bon numéro au lieu d’entrer en collision avec la précédente.
Que ne fait pas la numérotation des cotes ?
Ce qu’elle fait, c’est rendre un document exploitable : citable dans un écrit déposé au tribunal, désignable lors d’une déposition, et retrouvable un an plus tard. C’est tout, et c’est assez pour compter.
ChatExhibits appose des numéros de cote parce que les documents destinés à être produits en ont besoin. Il ne décide pas, et ne peut pas décider, de ce qu’un tribunal acceptera. Savoir si le fichier lui-même a été modifié est une autre question, à laquelle répond une empreinte SHA-256.
Questions fréquentes
En quoi un numéro de cote diffère-t-il d’un numéro de page ?
Un numéro de page repart de un à chaque document. Un numéro de cote se poursuit sur toute la production, si bien que deux pages n’y portent jamais le même, et une page garde son numéro quand des documents sont découpés, fusionnés ou réordonnés.
La page de garde ou de certificat reçoit-elle un numéro de cote ?
Dans une pièce ChatExhibits, non. La page de certificat, et la page de déclaration quand il y en a une, ne sont pas numérotées, et le compte commence à la première page de la discussion.
La numérotation peut-elle reprendre après une production antérieure ?
Oui. ChatExhibits demande le préfixe et le numéro de départ avant de générer quoi que ce soit, et retient dans votre navigateur où s’est arrêtée la dernière production, pour que la suivante puisse reprendre à partir de là.
Que se passe-t-il quand le compteur manque de chiffres ?
ChatExhibits refuse et le signale, plutôt que d’élargir le numéro. Un numéro à sept chiffres au milieu d’une production à six chiffres casserait la séquence qui rend les pages citables.
Comment citer un seul message plutôt qu’une page entière ?
Une page peut contenir de nombreux messages, c’est pourquoi une pièce ChatExhibits donne aussi à chaque message un numéro de paragraphe dans la marge. Le numéro de cote cite la page ; une référence comme ¶ 412 cite le message.
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