Foliación: qué es y por qué la llevan los documentos
La foliación estampa en cada página de una producción de documentos un identificador único y secuencial, como CHEN-000142, para que cualquier página pueda citarse con exactitud. El contador sigue sin interrupción en toda la producción; esta página explica de dónde viene la convención, cómo se comporta el contador y lo que estampar un número no consigue.
Por Martin Ferret · Publicado el · Actualizado el
¿Qué es la foliación?
Un número de folio es un identificador único y secuencial estampado en cada página de un conjunto de documentos. Suele ir en la esquina inferior derecha, y suele tener la forma de un prefijo corto seguido de un contador rellenado con ceros.
CHEN-000142
La convención viene de un sello manual que avanzaba solo, patentado en Estados Unidos en el siglo XIX. La máquina desapareció hace mucho; la convención que creó la ha sobrevivido siglo y medio.
¿Para qué sirve la foliación?
La foliación existe para que cualquier página de una producción pueda citarse con exactitud. Alguien dice “CHEN-000142” y todos en la sala van a la misma hoja, sea cual sea el orden de sus copias y como sea que se llamara el documento cuando se produjo.
Sin ella, una producción de cuatrocientas páginas es materialmente imposible de discutir. Los números de página no sobreviven a que se divida, se combine o se reordene un documento; un número de folio va unido a la página misma.
La convención no es propia de ningún área de práctica. Es la misma en una disputa comercial, una reclamación laboral y un expediente de derecho de familia: una producción de divorcio o custodia numera sus páginas igual que cualquier otra producción, y la exportación de un chat se suma a esa secuencia en lugar de empezar la suya.
¿Cómo funciona la numeración?
| Continua en toda la producción | El contador no vuelve a empezar con cada documento. Si ya se han producido quinientas páginas, el siguiente documento empieza en 000501. |
|---|---|
| Un prefijo estable | Normalmente las iniciales de una parte, de un expediente o del despacho que produce. Es lo que distingue una producción de otra. |
| Relleno con ceros | Un contador de ancho fijo, comúnmente de seis dígitos, para que los números se ordenen bien como texto y el sello ocupe el mismo espacio en cada página. |
| Un número por página | No por documento ni por prueba documental. Una prueba documental de cien páginas consume cien números. |
Una leyenda de confidencialidad suele compartir el mismo pie de página, en el lado opuesto al número.
CONFIDENCIAL PÁGINA 142 DE 147 FOLIO CHEN-000142
Ese pie de página, en una página real y en su versión en inglés, está en el documento de ejemplo, junto a la página de certificado que la numeración omite a propósito.
Un documento de ChatExhibits generado en inglés imprime el mismo número solo, sin la palabra FOLIO. La numeración es la misma; solo cambian las etiquetas.
¿Qué es un índice de folios?
Una producción suele ir acompañada de un índice que relaciona cada rango con lo que contiene, para que un lector encuentre las páginas correctas sin abrir todo el conjunto.
- El primer y el último número de folio de cada documento.
- Qué es el documento.
- El rango de fechas que abarca.
Guardado como hoja de cálculo, es también lo que permite que la siguiente producción empiece en el número correcto en lugar de chocar con la anterior.
¿Qué no hace la foliación?
Lo que sí hace es que un documento sea utilizable: citable en un escrito, referenciable en una deposición y localizable un año después. Eso es todo, y basta para que importe.
ChatExhibits estampa números de folio porque los documentos que se van a producir los necesitan. No decide, ni puede decidir, lo que un tribunal aceptará. Si el archivo en sí ha sido alterado es otra pregunta, a la que responde una huella SHA-256.
Para ver dónde encajan los números de folio entre todo lo que implica una producción de mensajes en un caso de custodia, consulte Cómo usar los mensajes de WhatsApp como prueba en un caso de custodia.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un número de folio de un número de página?
Un número de página vuelve a empezar con cada documento. Un número de folio continúa en toda la producción, así que dos páginas nunca comparten uno, y una página conserva su número cuando los documentos se dividen, se combinan o se reordenan.
¿La portada o la página de certificado lleva número de folio?
En una prueba documental de ChatExhibits, no. La página de certificado, y la página de declaración cuando la hay, quedan sin numerar, y la cuenta empieza en la primera página de la conversación.
¿La numeración puede continuar desde una producción anterior?
Sí. ChatExhibits pide el prefijo y el número inicial antes de generar nada, y recuerda en su navegador dónde terminó la última producción, para que la siguiente pueda continuar desde ahí.
¿Qué pasa cuando el contador se queda sin dígitos?
ChatExhibits se niega y lo indica, en lugar de ampliar el número. Un número de siete dígitos en medio de una producción de seis rompería la secuencia que hace citables las páginas.
¿Cómo se cita un solo mensaje en lugar de una página entera?
Una página puede contener muchos mensajes, así que una prueba documental de ChatExhibits también da a cada mensaje un número de párrafo en el margen. El número de folio cita la página; una referencia como ¶ 412 cita el mensaje.
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